Tổ chức sự kiện là một hoạt động để quảng bá thương hiệu, công ty, cá nhân, tập thể,… để phát triển hơn, tiếp cận khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên để thành công thì cần rất nhiều yếu tố khác nhau, mà ở đó có những thứ luôn luôn vận động và biến đổi một cách phức tạp. Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải tính toán và chuẩn bị thật tốt thì mới đạt được thành công nhất định. Bài viết này chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn đọc một số nguyên tắc quan trọng khi tổ chức sự kiện, hãy cũng nhàu tìm hiểu nhé.
Tổ chức sự kiện là gì?
Nội dung chính
Tại sao nên tổ chức sự kiện để truyền thông?
Bạn biết không? Sự kiện giúp người ta đánh bóng tên tuổi, lăng xê cực kỳ hiệu quả cho sản phẩm hay thương hiệu của một doanh nghiệp nào đấy.. Hoạt động này mang đến cơ hội tốt để nhiều doanh nghiệp có thể được gặp gỡ nhau, giao lưu, trao đổi với các đối tác, các cơ quan truyền thông hay cơ quan chính quyền. Việc tổ chức sự kiện còn giúp cho thông tin được trao đổi trực tiếp, nhanh chóng cũng như tăng cường mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi cho doanh nghiệp. Thế nên, khi sự kiện thành công sẽ tạo điều kiện tốt cho kế hoặc truyền thông sau này.
5 nguyên tắc vàng để tổ chức sự kiện thành công
1. Chọn địa điểm tốt để tổ chức sự kiện
Yếu tố này cực kỳ quan trọng khi tổ chức sự kiện. Bạn hãy lựa trọn những hội trường, phòng họp có sức chứa lớn, nằm trong khu trung tâm thành phố, hay trên những tuyến đường lớn có giao thông thuận lợi, dễ tìm kiếm. Địa điểm tổ chức cùn phải đảm bảo tốt các yếu tố về thời tiết, an toàn vì đôi khi trời mưa nắng thất thường hay những hôm lạnh giá. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, phải biết cân đối diện tích và khách mới để không bị thừa chỗ hoặc thiếu ghế ngồi sẽ làm giảm sức hấp dẫn của sự kiện.
Địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo về diện tích, khí hậu
2. Tiêu chuẩn dành cho MC tổ chức sự kiện
MC chính là cầu nối trung gian, là người giữ lửa để truyền đạt các thông tin, mà doanh nghiệp muốn gửi tới khách mời. Vì thế, lựa chọn MC cũng là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện hay không. Sự kiện có thu hút hay nhàm chán phụ thuộc vào người dẫn chương trình. Đã có rất nhiều sự kiện thất bại thảm hại chỉ vì chương trình một đằng còn CM thì tâm sự một nẻo. Mà nguyên nhân thì có thể do trình độ, có cách thức truyền đạt không đúng, thái độ không đùng hoặc đôi khi cũng có thể là do chúng ta chậm trễ trong việc bàn giao kịch bản khiến nguời dẫn chương trình không có thời gian chuẩn bị tốt.
3. Chọn âm thanh, ánh sáng
Phần âm thanh, ánh sáng có đẹp mắt, có cuốn hút người tham gia hay không? Đây là một câu hỏi không khó nếu như chúng ta có kịch bản và chuẩn bị tốt cho sự kiện. Âm thanh sống động sẽ làm cho người nghe bị cuốn theo từng phần, từng chi tiết của sự kiện, người xem có thể cảm thấy thoải mái và hài lòng. Tương tự vậy, ánh sáng cho sự kiện cũng cần mang tính nghệ thuật, đẻ sự mờ ảo, chân thật đan xen nhau, đưa khách hàng bay vào một thế giới hoàn toàn mới đang không ngừng chuyển động bởi những dịch vụ mà nhà cung cấp đem lại.
4. Lựa chọn khách mời VIP tham gia sự kiện
Xu hướng tổ chức sự kiện năm 2020 là không thể thiếu những khách hàng VIP là những người nổi tiếng. Họ thường đảm nhận vai trò là hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp hay là những yếu tố bất ngờ để cho sự kiện thêm phần thu hút, hấp dẫn hơn. Sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên, thêm vào đó là tầm ảnh hưởng của người nổi tiếng sẽ tạo dựng được uy tín tốt cho sự kiện. Càng những nhân vật có tầm ảnh hưởng lớn trong giới truyền thông sẽ càng gây nên tiếng vang lớn cho sự kiện của bạn, tuy nhiên việc này cần cân nhắc về tài chính của mình.
5. Sự phối hợp nhịp nhàng chuyên nghiệp từ các bộ phận
Nhân sự chính là những người cầm kim nảy mực, là nghững cỗ máy để chương trình quảng bá diễn biến theo đúng kế hoặh và tiến độ đề ra.Tất cả các bộ phận, phòng ban, hay cả những người nổi tiếng khi tham gia sự kiện đều phải hành động theo đúng kịch bản ban đầu, chỉ cần một bộ phần sai là có thể phá nát một chương trình. Cần có sự tập duyệt khi cần thiết hoặc những tiêu chuẩn rõ rang cho từng bộ phận để không gặp phải sai sót.
Tổ chức sự kiện hoành tráng và chuyên nghiệp
Kế hoặc phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện
Sự kiện hoàn hảo mấy đôi khi vẫn tồn tại rủi ro không đáng có. Chính vì thể, bạn cần dự đoán trước những tai nạn nghề nghiệp có thể gặp phải từ đó đưa ra các phương án dự phòng khắc phục triệt để. Có thể là do một trong những nguyên tắc cần lưu ý ở trên về sức khỏe, về tài chính, về điều kiện môi trường,… Đều cần phải có sự lưu ý và có kế hoạch dự phòng khi cần thiết.
Trên đây là những điểm đáng lưu ý, những nguyên tắc vàng ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của một hay nhiều sự kiện mà bạn sắp tổ chức. Hãy nghiên cưu kỹ càng từng yếu tố để có giải pháp tốt nhất.
